Администрация Левашинского района информирует руководителей учреждений и организаций

Администрация Левашинского района информирует руководителей учреждений и организаций

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как

Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Процесс регулируют сразу несколько законов:

• Изменения в Трудовом кодексе делают электронный формат трудовых книжек основным.
• Изменения в законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года вводят для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.
• Изменения в Кодексе об административных правонарушениях устанавливают ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.

Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

Зачем нужен переход

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Для работодателя

Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится. Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники. Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.

Для сотрудника

Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.

Для государства

Увеличивается сохранность данных. Страницы не истреплются, чернила не выцветут. Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе пару рабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии. Процесс формирования пенсий становится прозрачным. С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.

Когда состоится переход

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный Фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

Нюансы ведения трудовой книжки в электронном виде

Перевести работника на электронную трудовую книжку можно будет только с его согласия.

К сведению: тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный документ заводить не придется.

 Если работник не напишет заявление работодателю, чтобы вели его трудовую книжку в бумажном варианте, то работодатель автоматически переходит на электронный вид трудовой книжки.

Текст Трудового кодекса дополнен новой ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности». Этой статьей установлены обязанности работодателя:

• формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника;
• представлять эту информацию в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

В случаях, установленных Трудовым кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее.

К сведению: сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении – в день прекращения трудового договора.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки в электронном формате потребовало внесения изменений в ст. 62 ТК РФ, в которой установлена обязанность работодателя выдавать сотрудникам документы, связанные с работой, и их копии.

Внесенными поправками в отношении названных требований предусмотрены исключения – это случаи, когда в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами трудовая книжка работника не ведется.

Сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ.

Кроме того, были внесены изменения в ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора».

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление:

• либо о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в силу норм данной статьи, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
• либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. Если работник не подал работодателю ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

К сведению: работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в силу ст. 66.1 ТК РФ.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по правилам ст. 66.1 ТК РФ.

К сведению: лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

К лицам, не имевшим возможности до конца 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, в частности, относятся:

• работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на периоды временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами;
• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, формируются в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.

Администрация

МР «Левашинский район»